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东阳市司法局三强化打造智慧档案室

发布日期: 2018-11-01 08:11       作者: 潘婷婷

  东阳市司法局认真贯彻落实省厅关于司法行政信息化建设部署要求,以数字化工程为统领,信息化运用为目标,不断探索科技运用新模式、新思路,通过档案管理智能化,实现数据管理运用再升级,推动现代信息技术与司法行政工作深度融合。

  一、固本强基,强化档案基础设施标准化建设。一是基础设施“三分离”到位。对照档案目标管理“省一级”标准,与机关事务管理局等多方协调,成功建设综合档案室,并实现档案库房、阅览室、办公室“三分离”。目前档案室存有建局以来各种门类和载体的档案共计42295卷(件、张),二是现代化设施“八防”到位。配置防盗门、中央空调、电脑、扫描仪、档案管理软件等现代化设施和检索工具,配备灭火器、除湿机等机器,基本达到“八防”要求。库房配备9个铁质档案架,足够存放10年以上档案。三是内部管理“年月日”到位。配齐配强专职档案员,实现专人专业,形成相对稳定的档案队伍。建立“温湿度日检查、消防设施月检查、防虫剂和灭火器年更换”制度,保证库房温度始终控制在14-24℃,湿度控制在45%-60%,确保档案妥善保存。

  二、对标找差,强化档案业务内容制度化建设。一是强检查,优化档案规范。以定期开展全市司法行政工作台账和业务档案建设大检查为抓手,对室藏档案中不符合要求的案卷进行重新组卷,修复破损文件,做到案卷项目清、内容整,所有案卷分门别类、有序排列。二是高标准,汇编档案制度。与档案局业务管理科进行业务交流,制定下发《东阳市司法局机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》,以档案目标管理省一级创建工作为契机,重新修订档案岗位责任制、收集归档、保密制度等相关文件,统一汇编成册。三是强阵地,实现制度上墙入心。组织机关党员干部学习档案制度,加强机关干部档案管理意识,《档案工作管理制度》《会计档案归档制度》等重要制度全部上墙,使档案文化“入脑入心”。

  三、持之以恒,强化档案信息平台数字化建设。一是打造“实体+电子”档案平台。划拨档案信息化建设专项资金支持电子扫描数字化,筛选外部软件公司,与吴宁档案事务所签订保密合同和规范操作流程合同,对相关人员进行保密专项教育,加强扫描档案的校对工作,确保入库档案数据的准确可用。二是构建“人防+技防”管理体系。运用档案管理系统,构建分布式档案目录数据库和全文数据库,其中包括对社区矫正、人民调解等档案实现文件级管理,对会计、照片和技术等档案实现目录级管理,严格执行内外网物理隔离,实现档案数据光盘、硬盘、服务器等多套备份。三是制定“近期+长期”发展规划。近期推行各门类档案数字化的融会贯通,充分运用多种类档案资料,实现更高价值的档案开发和成果利用。长期探索与社区矫正工作平台、基层业务管理平台等对接互通,建立案卷归档信息电子台账,实现案卷档案管理“零”遗漏。

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